Liana Willems-Klaster, directeur Data B. Mailservice ‘De transitie van print naar digitaal is heel vlot verlopen’

‘Ik ben niet iemand die op de winkel moet passen’, zegt Liana Willems-Klaster stellig. ‘Mijn kracht ligt vooral in het optimaliseren van procesmanagement en innovatie.’ Liana is sinds 2017 directeur van Data B. Mailservice, een bedrijf uit Leek dat opdrachtgevers helpt met het produceren, couverteren en verzenden van zowel fysieke als digitale documentstromen. Hoewel Data B. Mailservice ook werkt voor MKB-bedrijven is het met name actief op de overheidsmarkt. Zo neemt het bedrijf een flink deel van de stempassen voor hun rekening, evenals alle communicatie rondom belastingaangiftes, zoals (WOZ-) aanslagen, herinneringen en aanmaningen. ‘Met behulp van in eigen huis ontwikkelde software kunnen we daar eveneens slimme digitale betaaloplossingen aan toevoegen, zodat er snel en eenvoudig kan worden betaald’, onderstreept Liana het streven naar een zo breed mogelijke dienstverlening.

Digitaliseringsslag

En inderdaad, als je je dagelijks op hoog niveau met documenten output bezighoudt is aandacht voor procesmanagement en innovatie een voorwaarde om te overleven. Of, zoals in het geval van Data B. Mailservice, te blijven floreren. Digitalisering heeft tenslotte een flinke impact op de markt waarin het bedrijf opereert. Hoe is daar in de loop der jaren op geanticipeerd? ‘De transitie van print naar digitaal is heel vlot en soepel verlopen’, vertelt Liana. ’Omdat we al in een heel vroeg stadium zijn gestart met het implementeren van digitale processen, hebben we nooit achter de feiten aan hoeven lopen. Ons doel is altijd geweest om opdrachtgevers in de volle breedte te ontzorgen. Dan is het, zeker in het geval van gemeenten, pensioenfondsfondsen en grote verzekeraars, belangrijk om tijdig een digitaliseringsslag te maken. Zo beschikten we al in 2001 over een systeem waarmee we documenten van gemeenten digitaal konden archiveren. Maar ook hadden we voor MijnOverheid, een website waarmee burgers hun overheidszaken digitaal kunnen regelen, al vroeg een intermediairoplossing ontwikkeld. Dat betekent dat gemeenten niet zelfstandig hoeven aan te sluiten, maar gebruik kunnen maken van onze digitale snelweg. Dat scheelt tijd, maar vooral ook veel geld. Vervolgens hebben we ons op het digitale vlak steeds verder doorontwikkeld en langzaamaan een voorsprong opgebouwd.’

Focus

Onder alle omstandigheden focus blijven houden, ziet Liana als de sleutel tot het digitale succes van Data B. Mailservice. Dus eerst zorgen dat je afmaakt waar je naartoe wilt en pas dan de volgende stap zetten. ‘Daar zijn we altijd heel scherp op geweest’, benadrukt ze. ‘Daardoor zijn we ook eigenlijk nooit in de verleiding gekomen om van ons pad af te wijken. Bij sommige bedrijven zie je weleens dat ze meteen op elke nieuwe trend of innovatie inspringen. Dan ga je met hagel schieten en dat gaat natuurlijk niet werken. Wij hebben echt gezegd: we willen snelle printers en een snelle couverteerstraat hebben en de output zo snel en doordacht mogelijk digitaal maken. Elke minuut willen we kunnen zien waar een document zich in de productiehal bevindt. En bovenal willen we veilig, dus zonder datalekken kunnen, kunnen couverteren. Daar hebben we vanaf het begin vol op ingezet. Met als resultaat dat we inmiddels alles full color printen, met een zeer hoge snelheid. Op die manier kunnen we heel gepersonaliseerde documenten leveren met uitsluitend informatie die voor de betreffende persoon van toepassing is. Daarnaast kunnen we ook in MijnOverheid een betaaloplossing toevoegen. Wij waren de eerste die dat konden bieden en zijn nog steeds de enige.

Financiële sector

Liana is ruim 18 jaar actief in de onderneming die in 1991 door haar vader Bé Klasters is opgericht. Daarvoor was ze werkzaam in de financiële wereld en had ze samen met haar man een bedrijf in de machinebouw. ‘Ik ben altijd erg geïnteresseerd geweest in financiële zaken, vooral in credit management’, verduidelijkt ze. ‘Vandaar dat ik in eerste instantie heb gekozen voor een carrière in de financiën, inclusief het volgen van diverse interne opleidingen en een studie post HBO Bedrijfskunde.’ Haar loopbaan kreeg een nieuwe wending toen ze in 2003 werd benaderd om bij Data B. Mailservice een productieafdeling op te zetten. Hoewel de financiële sector beviel, besloot Liana de sprong te wagen en bij het Leekster bedrijf hoofd Productie te worden. In 2012 nam ze ook de financiële en technische zaken voor rekening, om vijf jaar later, nadat ze zich in 2013 had ingekocht, uiteindelijk algemeen directeur te worden.

Barcelona

Heel groot was de overstap naar het directeurschap niet, geeft Liana aan. Ze had binnen Data B. Mailservice, waar de NOM sinds 2004 één van de aandeelhouders is, immers al veel langer een leidinggevende rol. ‘Ik voelde me altijd al heel verantwoordelijk voor het bedrijf’, vervolgt ze. ‘Natuurlijk, nu ik eindverantwoordelijk ben is er best wel wat veranderd. Je moet bijvoorbeeld meer en andere beslissingen nemen. Wel merk ik dat in Spanje, waar we sinds eind 2016 in Barcelona een ontwikkelbedrijf hebben, anders tegen een directeur wordt aangekeken. Hiërarchie is in Spanje nog steeds erg belangrijk. Vanwaar dat ontwikkelbedrijf in Barcelona? We zagen dat als we in Leek ontwikkelaars aannamen, ze in de waan van de dag al snel werden meegetrokken in de productie. Door een ontwikkelbedrijf in Barcelona op te zetten konden we productie en ontwikkeling strikt gescheiden houden. Bovendien was het in Nederland vaak lastig om goede IT’ers binnen te halen. De keuze voor Spanje heeft ons enorm geholpen. Het heeft ervoor gezorgd dat we grote stappen hebben gezet.’

Corona

De digitalisering heeft bij Data B. Mailservice vanzelfsprekend geleid tot een daling van de printvolumes. Maar lang niet zo fors als menigeen denkt. Door lagere oplages van bijvoorbeeld formulieren en brieven, besloten veel organisaties de productie daarvan onder te brengen in Leek. ‘Door corona moesten we wat betreft de fysieke documentstromen zelfs weer opschalen’, zegt Liana. ‘Deels door de brieven van het RIVM en andere oproepen, maar ook omdat er overal meer op papier werd gedaan. Simpelweg omdat mensen in crisistijd weer teruggrijpen naar het oude vertrouwde. Ook in 2008, tijdens de financiële crisis, zagen we een toename van papier. Daarnaast werden medewerkers van bedrijven en organisaties, vanwege corona, genoodzaakt om thuis te werken. Er werd dus niet of nauwelijks meer gebruikgemaakt van kantoorprinters. Om die reden werden we door opdrachtgevers ook gevraagd om hun postkamers over te nemen. Vandaar dat we hier de afgelopen tijd tal van fysieke documenten, zoals inkomende post, hebben verwerkt. Die scannen we en maken we vervolgens digitaal.’