Home Media Kennisblogs Petra Engel: ‘Werkt het Intranet voor u of uw medewerkers’?
NZ6 1439

Petra Engel: ‘Werkt het Intranet voor u of uw medewerkers’?

Petra Engel 2021 01 Petra Engel

Vorige week was ik aanwezig bij een groot Intranetcongres in Utrecht waar gesproken werd over, inderdaad, het Intranet. En dan hebben we het niet over zomaar een Intranet, maar een eigen, persoonlijke ‘digital workspace’ voor iedere medewerker. Afgestemd op zijn of haar specifieke behoeften, alles om het werk zo gemakkelijk mogelijk te maken. Een digital workspace is namelijk meer dan een Intranet; het is eigenlijk de startpagina van waaruit de medewerker zijn werkzaamheden verricht. Alle (digitale) werkzaamheden vallen hierin te integreren.

Het valt u misschien op dat een andere veel genoemde reden voor een Intranet: ‘informatie delen met mijn medewerkers’ niet genoemd wordt. Uiteraard is het delen van bedrijfsinformatie óók belangrijk (zowel top-down als bottom-up), maar tegenwoordig wordt dat niet meer gezien als de hoofdreden voor het hebben van een Intranet.

Tijdens het congres werd uitgebreid ingegaan over hoe je zo’n Intranet opzet. Spreker James Robertson (Step Two) gaf aan dat je dit niet moet doen met een schriftelijke enquête onder medewerkers en ook niet met de vraag ‘wat zou je willen zien op het Intranet?’. Het opzetten van een Intranet moet gebeuren vanuit het oogpunt van de medewerker. Loop eens een paar uur met ze mee. Wat voor werk doen ze nu precies en waarbij kan digitalisering helpen?

Petra Engel: 'Werkt het Intranet voor u of uw medewerkers'?

Stel vragen over wat ze nodig hebben om hun werk goed uit te voeren. Dat ene formulier wat vaak gebruikt wordt, waar kun je dat terugvinden? Ligt dat geprint in de la bij een collega? Dan lijkt het mij een goed idee om dit formulier op het Intranet te plaatsen. Een ander voorbeeld dat werd genoemd: wordt HRM vaak gebeld om het aantal vakantiedagen op te vragen? Een gepersonaliseerd HRM gedeelte op het Intranet kan helpen: iedere medewerker kan hier de huidige stand van zijn vakantiedagen terugvinden. In dit laatste voorbeeld is het aantal telefoontjes naar HRM afgenomen met 56%. Dat zijn cijfers waar iedereen blij van wordt; uiteraard de medewerker HRM, want hij (of zij) kan zich meer op zijn kerntaken richten. Maar ook de medewerker zelf; die kan namelijk op ieder gewenst moment zijn vakantiedagen bekijken en heeft hier zo meer grip op.

Het Intranet moet voor medewerkers aanvoelen als een warm bad of een lekker zacht kussen. Alles wat ze nodig hebben is voorhanden en beschikbaar. Geen zoektochten meer naar formulieren, vakantiedagen, arbeidsvoorwaarden, planningen, etc. Alles gemakkelijk te vinden via een overzichtelijke menustructuur. Als het Intranet goed en logisch in elkaar zit, en echt handig is gaan de meeste werknemers het vanzelf gebruiken. Het maakt hun werk immers leuker en gemakkelijker!

Tevens viel mij tijdens het congres op dat het Intranet steeds ‘socialer’ wordt gemaakt. Zo heeft de gemeente Rotterdam sinds eind vorig jaar een nieuw sociaal Intranet. Iedere medewerker (en dat zijn er zo’n 12.000!) kan groepen met collega’s aanmaken (over bepaalde interessegebieden bijvoorbeeld), berichten plaatsen, en ook op alle berichten reageren. In het begin is dat best eng, want je kunt immers niet voorspellen wat ze gaan doen en vooral wat ze gaan schrijven. Maar met de juiste introductie en begeleiding ziet de gemeente nu dat dat eigenlijk heel goed gaat.

“If work was so great, we’d do it for free” zei één van de sprekers (Sam Marshall, Clearbox). Nu zal dat natuurlijk niet gaan gebeuren; maar feit is wel dat gelukkige werknemers productiever zijn, een betere klantervaring verzorgen en minder kosten. Een mooi streven waar een digital workspace of een op de medewerker afgestemd Intranet ook aan kan bijdragen.

Tja, en dan heb je ideeën voor je nieuwe Intranet of digital workspace. Hoe pak je dat dan aan? Dat ligt natuurlijk per bedrijf verschillend. Dat ligt aan budgetten, daadkracht (mandaat), mankracht en noem maar op. Uiteraard kun je de boel in één keer omgooien, maar vergeet niet dat een heleboel kleine stapjes uiteindelijk ook één hele grote stap maken.

Ik wil zeker niet beweren dat het Intranet van de NOM aan alle bovenstaande maatstaven voldoet; ik was immers niet voor niets op dit congres. Laten we het erop houden dat ik de komende tijd nog voldoende te doen heb! Tijdens dit congres heb ik in ieder geval een hoop nieuwe ideeën opgedaan voor ons eigen Intranet. En als ik u met dit stukje ook maar een klein beetje geïnspireerd of een nieuw inzicht gegeven heb, dan was dat het vroege opstaan en het rennen om mijn trein te halen meer dan waard!